סידור חשבונות - עשה זאת בעצמך 

החשבונות מלווים את חיינו הבוגרים. אם נרצה או לא נרצה, הם שם והם מאמתים אותנו עם החלקים הפחות נעימים בחיינו. למעשה, היכולת שלנו לנהל את החשבונות שלנו היא הסימן האמיתי להיותנו עצמאיים.

אז איך מנהלים חשבונות? 

ניהול נכון הוא ניהול שתומך במחזור החיים של החשבונות:

1. קבלת החשבון בדואר רגיל או דרך אימייל.
2. מיון.
3. טיפול - תשלום של חשבון שאינו משולם אוטומטית בהוראת קבע או בירור בעקבות חיובים משונים שמופיעים בחשבון.
4. תיוק - שמירת החשבון באופן שיתמוך במציאה מהירה שלו במידה וצריך.
5. חיפוש.
6. זריקה.

ממחזור החיים מתברר לנו  שיש צורך לטפל במסלול של דואר רגיל ובמסלול של אימייל. מהות הטיפול היא זהה בשני המקרים אבל האמצעים שונים. הדבר הראשון שיש להתייחס אליו הוא מימד הזמן שעובר בין קבלת החשבון לבין תיוקו. רובינו לא ממיינים, מטפלים ומתייקים מיידית לאחר קבלת החשבון. לכן יש צורך לארגן מקום איסוף לחשבונות למיון, חשבונות לטיפול וחשבונות לתיוק.

• במקרה של דואר רגיל, הדרך הנוחה בעיניי היא שימוש ב-3 מגשיות העומדות אחת על השנייה. את המגשיות יש לשים במקום הנוח ביותר בבית לטיפול בדואר נכנס.
• במקרה של אימייל יש להשתמש בסימונים רק עבור שני המצבים הראשונים כיוון שהתיוק מבוצע באופן מיידי לאחר המיון או הטיפול. סימון אימייל כלא ממוין הוא למעשה הסימון הבסיסי שכל תוכנת אימייל מסמנת מיילים שלא נקראו. סימון אימייל כמיועד לטיפול יכול להתבצע על ידי סימון בדגל ב outlook וכוכבית ב gmail.

כולנו מצליחים איך שהוא לנהל את שלושת השלבים הראשונים, אך רבים מאיתנו נשברים בשלב התיוק. ערימה הניירת מצטברת ומצטברת. כמובן שאין שום סיכוי למצוא חשבון ישן, שלא לדבר על המפגע החזותי של ערימת ניירות כזאת יוצרת.

אז איך מנהלים תיוק נכון של חשבונות?

התיוק צריך לתמוך בדרישות הבאות:

• מיקום נוח ונגיש לכל אחד מבני המשפחה.
• חיפוש חשבון יוכל להתבצע במהירות ובהצלחה.
• זריקת חשבונות ישנים על מנת לפנות מקום לחדשים, תתבצע בקלות.

שלב ראשון מתחיל ברישום כל החשבונות שעלינו לשלם, מיונם וחלוקתם לקבוצות תיוק. לרובינו תתאים החלוקה הבאה.

• חשבונות בית

• חשמל
• ארנונה ומים
• גז
• טלפון קווי
• ביטוח
• טלוויזיה וכבלים
• אינטרנט קווי
• העסקת עובדים
• תיקונים

• חשבונות משפחה 

• דוחות כרטיסי אשראי
• רכב
• דוחות חנייה ותשלומי אגרה
• חינוך פורמאלי
• חינוך לא פורמאלי
• מנויים (עיתון)

שלב שני הוא הכנת אמצעי התיוק:

• עבור הניירת, נקנה קלסר משרדי גדול וחוצצים לכל קבוצה, נמצא מדף שבו נמקם את הקלסרים ואפשר להתחיל בתיוק. לוקחים חשבון, מחוררים את הנייר ומתייקים בקלסר המתאים תחת החוצץ המתאים, לוקחים עוד חשבון, ועוד חשבון, וכן הלאה. מידי כמה זמן כשרואים שהקלסר מתמלא, מדללים את החשבונות הישנים. אני שומרת חשבונות כשנתיים אחורה וזה מספיק.
  • רק כדי להרגיע, לא צריך הרבה מקום. אצלי בבית למשל, 80% מכל הניירת (לא רק החשבונות) נמצאת ב-10 קלסרים משרדיים. 
• עבור חשבונות המגיעים באימייל. אם האימייל נגיש לכל בני המשפחה אפשר לתייק בעזרת  תוכנת האימייל, אחרת יש לתייק את קבצי החשבונות עצמם על המחשב הביתי.
  • לתיוק במחשב יש לפתוח תיקיות באופן הירארכי החל מתיקיית "חשבונות" שתחתיה יהיו שתי תיקיות, תיקיית "חשבונות משפחה" ותיקיית "חשבונות בית" ותחת כל תיקייה  תהיה תיקייה לכל סוג חשבון. התיוק הוא למעשה, שמירת קובץ החשבון שמגיע באימייל, בתיקייה המתאימה.
  • לתיוק בעזרת תוכנת האימייל יש לפעול בהתאם ליכולות התוכנה.
    • תוכנת  outlook מאפשרת להגדיר תיקיות פיזיות באופן הירארכי כך שלמעשה אפשר ליצור במחשב הדמיה של קלסרים במציאות.
    • תוכנת ה gmail מאפשרת יצירת תוויות ואין אפשרות ליצור הירארכיה. על מנת ליצור תחושה הירארכית אפשר לסמן אימייל במספר תוויות. למשל על מנת לסמן חשבון חשמל שהגיע ב gmail, נסמן את האימייל בשתי תוויות "חשבונות בית" ו "חשמל".

עד כאן הוראות. עכשיו לעבודה

ואם לא בא לכם או שאתם נשברים, !  תנו יד לסדר ואמרו שלום לבלגן!

מיכל יד-שלום, יד לסדר.